Beiträge · 21. September 2026

Drei Entscheidungen, die am Jahresende fallen

Manche steuerlichen Fragen entscheiden sich zum Jahreswechsel, ob man sich um sie kümmert oder nicht. Drei davon betreffen fast jeden, der allein arbeitet. Bei zweien lässt sich vorher noch etwas tun; bei der dritten geht es darum, das Ergebnis richtig zu lesen.

1. Kleinunternehmer 2027: Es zählt, was eingegangen ist — nicht, was Sie berechnet haben

Die Steuerfreiheit nach der Kleinunternehmerregelung hängt an zwei Bedingungen zugleich: Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden 100.000 € nicht überschreiten (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Für 2027 kommt es also sowohl auf Ihr Jahr 2026 als auch auf den Verlauf des Jahres 2027 an. Hinzu kommt: Wer auf die Regelung verzichtet hat, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden — unabhängig davon, wie hoch der Umsatz ausfällt (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG).

Wie der Gesamtumsatz zu berechnen ist, sagt § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG: die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze. Zwei Folgen daraus, die oft übersehen werden:

• Es zählt der Zufluss, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Dezember 2026 geschriebene Rechnung, die im Januar 2027 bezahlt wird, gehört zum Gesamtumsatz 2027. Das ist keine Ersparnis, sondern eine Verschiebung: Im Folgejahr zählt derselbe Betrag mit — gegen die 100.000-€-Grenze des laufenden Jahres und gegen die 25.000-€-Grenze für das Jahr danach. Und in der Hand haben Sie den Zeitpunkt nur begrenzt; ein Zahlungsziel ist eine Frist für den Kunden, keine Sperre gegen frühere Zahlung.
• Gerechnet wird netto. Entgelt ist alles, was der Leistende erhält, abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Wer 2026 regelbesteuert ist und 2027 zur Kleinunternehmerregelung zurückwill, darf also nicht den Kontostand nehmen: 29.000 € brutto sind bei 19 % rund 24.370 € Gesamtumsatz und liegen unter der Grenze.

Zwei weitere Punkte zur Einordnung:

• Der Verkauf von Anlagevermögen zählt nicht mit. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben bei der Ermittlung außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Das verkaufte alte Notebook schiebt Sie nicht über die Grenze.
• Der Verzicht hat eine lange Bindung, aber ein Ende. Erklärt werden kann er bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres (§ 19 Abs. 3 Satz 1 UStG) — dafür ist also mehr Zeit, als der Jahreswechsel vermuten lässt. Er bindet dann mindestens fünf Kalenderjahre (Satz 3); danach kann er mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden (Satz 4).

Das passende Werkzeug: Kleinunternehmer-Rechner

2. Anschaffungen: Der Tag der Anschaffung entscheidet über das Jahr

Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, dürfen im Wirtschaftsjahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungskosten 800 € nicht übersteigen (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Maßgeblich ist das Jahr der Anschaffung — der 31. Dezember trennt.

Vier Regeln dazu, die zusammengehören:

• Ob 800 € brutto oder netto gelten, hängt vom Vorsteuerabzug ab. Abzuziehen ist ein „darin enthaltener Vorsteuerbetrag (§ 9b Absatz 1)“ — und nach § 9b Abs. 1 EStG gehört die Vorsteuer nur dann nicht zu den Anschaffungskosten, soweit sie bei der Umsatzsteuer abgezogen werden kann. Wer als Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen kann, rechnet deshalb mit dem Bruttobetrag.
• Über 250 € brauchen Sie ein Verzeichnis. Wirtschaftsgüter, deren Wert 250 € übersteigt, sind mit Tag der Anschaffung und Anschaffungskosten in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG). Das entfällt, wenn die Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind (Satz 5).
• Der Sammelposten ist eine Entscheidung für das ganze Jahr. Statt des Sofortabzugs kann für Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € ein Sammelposten gebildet werden, der im Jahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit je einem Fünftel gewinnmindernd aufzulösen ist (§ 6 Abs. 2a Sätze 1 und 2 EStG). Scheidet ein Gegenstand vorher aus, wird der Posten nicht vermindert (Satz 3). Die Wahl gilt einheitlich für alle in dem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter (Satz 5) — nicht je Gerät.
• Nicht alles ist selbständig nutzbar. Ein Wirtschaftsgut ist einer selbständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt werden kann und diese technisch aufeinander abgestimmt sind (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG). Ob das auf ein bestimmtes Gerät zutrifft, ist eine Frage des Einzelfalls.

Für Computerhardware und bestimmte Software gibt es daneben einen zweiten Weg, der auch oberhalb von 800 € zu einem vollen Abzug im Anschaffungsjahr führen kann — allerdings nicht über § 6 Abs. 2 EStG, sondern über die Abschreibung. Die Finanzverwaltung lässt es zu, für diese Wirtschaftsgüter eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde zu legen (BMF-Schreiben vom 22.02.2022, Rz. 1), und sie beanstandet es nicht, wenn die Abschreibung abweichend von § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen wird, statt sie monatsweise zu kürzen (Rz. 1.4). Drei Einschränkungen gehören dazu:

• Es ist keine Sofortabschreibung. Das Schreiben stellt ausdrücklich fest, dass die Wirtschaftsgüter weiterhin § 7 Abs. 1 EStG unterliegen und die kürzere Nutzungsdauer weder eine besondere Form der Abschreibung noch eine Sofortabschreibung darstellt (Rz. 1.1). Es ist eine Verwaltungsregelung, kein gesetzlicher Abzug — sie bindet die Finanzverwaltung, nicht ein Gericht.
• Der Anwendungsbereich ist eng: Er erfasst die in Rz. 2 ff. aufgeführte Computerhardware und die in Rz. 5 bezeichnete Betriebs- und Anwendersoftware, nicht Betriebsausstattung allgemein.
• Die Wirtschaftsgüter sind in das Bestandsverzeichnis nach R 5.4 EStR aufzunehmen, und von der Annahme darf auch abgewichen werden (Rz. 1.2).

Das passende Werkzeug: GWG-Rechner

3. Aufbewahrung: Zum Jahresende laufen Fristen ab — aber nicht jede, die rechnerisch dran wäre

Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Auf die Aufstellung kommt es an, nicht auf das Jahr, für das der Abschluss gilt — wer den Abschluss 2016 erst 2017 aufgestellt hat, dessen Frist beginnt mit dem 31.12.2017. Für Rechnungen gilt eine eigene Anknüpfung: Dort beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 1 UStG).

Die Längen sind gestaffelt (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO):

• Zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
• Acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen ordnet § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG dieselben acht Jahre an
• Sechs Jahre für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO) sowie für sonstige Unterlagen — diese allerdings nur, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO). Die Einschränkung steht im Gesetz nur bei den sonstigen Unterlagen: Geschäftsbriefe sind ohne diese Prüfung aufzubewahren

Die acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen sind neu; vorher waren es zehn. Die frühere Fassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zitieren wir hier nicht im Wortlaut — sie ergibt sich mittelbar daraus, dass Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO sie für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute aufrechterhält und § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB für dieselben Unterlagen zehn Jahre anordnet. Die Verkürzung gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO; für Rechnungen § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG). Wer also anhand älterer Ratgeber rechnet, kommt auf zwei Jahre zu viel.

Und jetzt der Satz, der in den meisten Jahresend-Ratgebern fehlt: Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO; für Rechnungen bleibt § 147 Abs. 3 AO über § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG unberührt). Wann die Festsetzungsfrist ihrerseits nicht abläuft, steht in §§ 169 bis 171 AO — etwa bei einer begonnenen Außenprüfung (§ 171 Abs. 4 AO) oder bei einem angefochtenen Bescheid, bis über den Rechtsbehelf unanfechtbar entschieden ist (§ 171 Abs. 3a Satz 1 AO). Die Jahreszahl allein sagt also noch nicht, dass etwas weg darf.

Zwei weitere Fälle enden überhaupt nicht am Jahresende: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit deren Versand (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO).

Wie lange eine einzelne Unterlage bei Ihnen aufzubewahren ist, hängt davon ab, um welche Art von Unterlage es sich handelt und wann sie entstanden ist. Die Frist dazu rechnet das Werkzeug aus und nennt zu jeder die Vorschrift. Die Einordnung selbst — ob etwas Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder sonstige Unterlage ist — nimmt es Ihnen ausdrücklich nicht ab; sie richtet sich nach Inhalt und Verwendung.

Das passende Werkzeug: Aufbewahrungsfristen

Und wenn Sie über 800.000 € liegen: noch ein vierter Punkt

Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Für alle übrigen beginnt sie erst 2028; wer per EDI abrechnet und die Zustimmung des Empfängers hat, ebenfalls erst 2028, auch oberhalb der Grenze (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG). Wer allein arbeitet, liegt meist unter dieser Grenze und hat ein Jahr länger Zeit — empfangen können muss allerdings jeder schon seit dem 1. Januar 2025 (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; Abschn. 14.1 Abs. 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Die Reihenfolge der Fristen haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschrieben.

Was das kostet

Für keinen dieser Punkte brauchen Sie ein Abonnement oder einen Termin. Sie brauchen Ihre Zahlen und eine halbe Stunde. Die Werkzeuge auf dieser Seite nehmen Ihnen die Rechnerei ab, laufen ohne Anmeldung im Browser und übertragen Ihre Eingaben nicht.

Was sie Ihnen nicht abnehmen, ist die Einordnung Ihres Falls: ob eine Anschaffung betrieblich veranlasst war, ob ein Gerät selbständig nutzbar ist, ob eine Frist gehemmt ist, ob sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung für Sie rechnet. Dafür gibt es die steuerberatenden Berufe.

Stand: 21. September 2026. Die zitierten Gesetze sind am 20.09.2026 im Wortlaut abgerufen worden. Das BMF-Schreiben vom 22.02.2022 liegt als amtlicher Abdruck im Einkommensteuer-Handbuch vor (EStH 2025, Anhang 1 V.). Nicht im Wortlaut geprüft: R 5.4 EStR — die Richtlinie ist hier nur mittelbar über Rz. 1.2 des BMF-Schreibens belegt.

Geschrieben von Rainer Tomaschek, der Solokontor baut. Dieser Beitrag gibt allgemeine Regeln wieder; er prüft Ihren Einzelfall nicht und ist keine geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG).