Welche Unterlage wie lange bleiben muss und ab wann der Ordner in den Schredder darf. Der Rechner wendet § 147 AO, § 14b UStG und — für Kaufleute — § 257 HGB an. Stand der Regeln: acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025.
| Unterlage | Frist | Quelle |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | zehn Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Zollunterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union | zehn Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Buchungsbelege | acht Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnungen — Doppel der selbst ausgestellten und alle erhaltenen | acht Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten, sonstige Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung | sechs Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind | bis zum Erhalt der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 AO |
| Abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind | bis zum Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 4 AO |
| Fristbeginn | mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist; bei Rechnungen mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung | § 147 Abs. 4 AO; § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG |
| Ablaufhemmung | Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist | § 147 Abs. 3 Satz 5 AO |
| Kaufleute | Handelsrechtlich gelten dieselben Fristlängen für Handelsbücher, Inventare, Abschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege und Handelsbriefe; Zollunterlagen und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen erfasst das HGB nicht. Bei Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten bleiben Buchungsbelege dauerhaft zehn Jahre aufzubewahren. Eine kürzere Frist nach außersteuerlichen Gesetzen lässt die steuerliche Frist unberührt. | § 257 Abs. 1, 2, 4 und 5 HGB; § 147 Abs. 3 Satz 2 AO |
| Übergang zur Achtjahresfrist | Die acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025 auch für ältere Rechnungen und Buchungsbelege, deren bisherige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; früher als zum 1. Januar 2025 wirkt die Verkürzung nicht. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen dauerhaft bei zehn Jahren; für ihre Rechnungen gelten die acht Jahre seit dem 1. Januar 2026. | § 27 Abs. 40 Sätze 1 und 2 UStG; Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 95 EGHGB |
Oft ja, aber nicht immer. Wird die Rechnung gebucht, ist sie Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO — acht Jahre. Wird sie nicht gebucht, bleibt sie ein empfangener Geschäftsbrief nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO — sechs Jahre. Auf die Unterscheidung kommt es hier nicht an: § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG ordnet für alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen acht Jahre an, unabhängig davon, ob gebucht wurde.
Weil § 147 Abs. 4 AO es so bestimmt: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom 3. Januar und eine vom 28. Dezember desselben Jahres dürfen am selben Tag vernichtet werden.
§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO hält die Aufbewahrungsfrist an, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, die das Finanzamt noch festsetzen oder ändern kann; für Rechnungen gilt das über § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG. Wie lange die Festsetzungsfrist läuft, bestimmen §§ 169 bis 171 AO — einschließlich der Anlaufhemmung (§ 170 AO) und der Ablaufhemmung etwa bei Außenprüfung, Einspruch, Klage oder Selbstanzeige (§ 171 AO). Das ist der wichtigste Grund, einen Ordner trotz abgelaufener Frist zu behalten. Der Rechner nennt dann kein Datum, weil es von Ihrem Verfahren abhängt.
§ 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss mit empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und mit Buchungsbelegen bildlich, mit allen anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO), und sie muss während der ganzen Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und Zollunterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, soweit es sich bei diesen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt — die bleiben im Original.
Nicht ohne Weiteres. Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren (§ 14b Abs. 2 Satz 1 UStG). Bei elektronischer Aufbewahrung, die den vollständigen Online-Zugriff auf die Daten sowie ihr Herunterladen und ihre Verwendung gewährleistet, dürfen sie auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet liegen (§ 14b Abs. 2 Satz 2 UStG). In diesem Fall müssen Sie dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitteilen (§ 14b Abs. 2 Satz 3 UStG). Für die elektronische Aufbewahrung außerhalb des Gemeinschaftsgebiets verweist § 14b Abs. 5 UStG auf § 146 Abs. 2b AO.
Ja, soweit die bisherige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 Satz 1 UStG; Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 Satz 1 EGHGB). War sie damals bereits abgelaufen, ändert die Neuregelung daran nichts mehr. Wirksam wurde die Verkürzung allerdings erst zum 1. Januar 2025 — vorher durfte nichts vernichtet werden, auch wenn acht Jahre rechnerisch längst um waren. Eine Ausnahme gilt für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute: Bei ihnen bleiben Buchungsbelege dauerhaft zehn Jahre aufzubewahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB); für ihre Rechnungen gelten die acht Jahre seit dem 1. Januar 2026 (§ 27 Abs. 40 Satz 2 UStG).
Für die gelten eigene Fristen, die dieser Rechner nicht abbildet — etwa Arbeitsverträge, Lohnunterlagen nach § 28f SGB IV oder Unterlagen nach dem Mindestlohngesetz. Kürzere Fristen in anderen Gesetzen lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).
Dieses Werkzeug wendet die genannten Vorschriften schematisch auf Ihre Angaben an. Es prüft Ihren Einzelfall nicht und ist keine geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG). Ob eine Unterlage Buchungsbeleg, Geschäftsbrief oder sonstige Unterlage ist, entscheidet sich nach ihrem Inhalt und ihrer Verwendung — diese Einordnung nimmt Ihnen der Rechner nicht ab. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater — und werfen Sie im Zweifel nichts weg.