Beiträge · 18. September 2026

E-Rechnung: wen die Pflicht wann trifft

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt in Stufen, und die meisten, die allein arbeiten, haben bis Ende 2027 Zeit. Weil die Fristen durcheinandergehen, hier die Reihenfolge mit dem jeweiligen Paragrafen.

Empfangen: gilt schon

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das folgt daraus, dass die Übermittlung keine Zustimmung des Empfängers mehr braucht, soweit eine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), und dass die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG nur für das Ausstellen gelten.

Die Finanzverwaltung stellt das ausdrücklich fest: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“ (Abschn. 14.1 Abs. 5 Sätze 1 bis 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ein E-Mail-Postfach genügt also, und die Pflicht trifft auch Kleinunternehmer.

Zum Empfangen gehört das Aufbewahren: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst, nicht ein Ausdruck davon — die Rechnung muss über die ganze Frist unversehrt und lesbar bleiben (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG in Verbindung mit § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG). Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Sätze 1 und 3 UStG). Wer E-Rechnungen nur ausdruckt und die Datei löscht, erfüllt die Pflicht nicht.

Ausstellen: zwei Stufen

• Für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt und bis zu diesem Tag abgerechnet werden, darf weiter auf Papier abgerechnet werden. Ein einfaches PDF ist ebenfalls zulässig, dafür muss der Empfänger allerdings zustimmen (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Wer eine Leistung aus 2026 erst 2027 abrechnet, fällt nicht mehr unter diese Regelung.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen ausstellen, deren Gesamtumsatz — die vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer, § 19 Abs. 2 UStG — im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Wer per EDI abrechnet und die Zustimmung des Empfängers hat, hat auch oberhalb dieser Grenze bis Ende 2027 Zeit (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG).
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen: Über jede Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist eine E-Rechnung auszustellen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Übergangsregelungen enden am 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 und 3 UStG).

Ein Beispiel zur Einordnung der Frist: Bei einem Gesamtumsatz von 120.000 € im Kalenderjahr 2026 greift die Erleichterung des § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG, die Pflicht beginnt also erst mit dem 1. Januar 2028.

Drei Punkte, die oft durcheinandergehen

1. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); ein gewöhnliches PDF ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen beiden Seiten vereinbart und vollständig in diese Norm überführbar sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). In der Praxis sind das XRechnung als XML und ZUGFeRD oder Factur-X als PDF mit eingebettetem XML — bei ZUGFeRD in einem Profil ab EN 16931; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm nicht.
2. Kleinunternehmer müssen empfangen, aber keine E-Rechnung ausstellen. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt ihnen dauerhaft die sonstige Rechnung — Papier ohne Weiteres, ein einfaches PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Von der Pflicht, überhaupt eine Rechnung zu schreiben, befreit er nicht — die Mindestangaben stehen in § 34a Satz 1 UStDV.
3. Privatkunden sind nicht betroffen. Die E-Rechnungspflicht besteht nur für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt Papier zulässig.

Was Sie jetzt prüfen können

Sehen Sie nach, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und ob der Hersteller die Ausgabe gegen den amtlichen Validator geprüft hat. Steht dazu nichts auf der Herstellerseite, ist das ein Grund nachzufragen — und zwar jetzt und nicht im Dezember 2027, wenn alle gleichzeitig wechseln.

Eine vorhandene Rechnung können Sie mit unserem Werkzeug lesbar machen und gegen die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG abgleichen; es rechnet dabei auch die Summen nach. Es läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Eine Prüfung der technischen Normkonformität ist das nicht — dafür gibt es den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards des Bundes.

Das passende Werkzeug: Rechnung prüfen (XRechnung und ZUGFeRD)

Geschrieben von Rainer Tomaschek, der Solokontor baut. Die Regeln gelten unabhängig davon, mit welchem Programm Sie arbeiten; eine Steuerberatung im Einzelfall ist dieser Beitrag nicht.