Ziehen Sie eine E-Rechnung hinein — XRechnung als XML, ZUGFeRD oder Factur-X als PDF: Das Werkzeug macht sie lesbar, prüft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und rechnet die Summen nach. Eine Rechnung auf Papier gehen Sie im zweiten Reiter von Hand durch. Das Lesen und Prüfen findet in Ihrem Browser statt; die Rechnung wird nicht übertragen.
Geprüft werden drei Dinge: ob die Datei lesbar ist, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vorhanden sind und ob die Summen zusammenpassen.
| Regel | Inhalt | Quelle |
|---|---|---|
| Pflichtangaben | Zehn Angaben, von Name und Anschrift beider Seiten bis zur Angabe „Gutschrift“. | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 10 UStG |
| Kleinbeträge | Bis 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Nicht anwendbar auf Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. | § 33 UStDV |
| Kleinunternehmer | Verkürzter Katalog, dafür mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein Steuerausweis wäre hier ein Fehler. | § 34a UStDV, § 19 UStG |
| Zusatzangaben | Die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten bei innergemeinschaftlicher Lieferung, Hinweise bei Differenzbesteuerung und Reiseleistungen. | § 14a Abs. 3, 5 und 6 UStG |
| Mehrere Dokumente | Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen; als Leistungszeitpunkt genügt der Kalendermonat. | § 31 Abs. 1 und Abs. 4 UStDV |
| Bedeutung | Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine nach §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzen. | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| E-Rechnung | Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung. Ein eingescanntes oder gedrucktes PDF ist eine sonstige Rechnung. | § 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG |
Die technische Konformität wird nicht geprüft. Dieses Werkzeug führt keine Prüfung nach Schematron oder gegen die Vorgaben des XRechnung-Standards durch und stellt keinen Konformitätsnachweis aus. Wer eine solche Prüfung braucht, etwa für Rechnungen an Behörden, nutzt den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards des Bundes. Das ist der Preis dafür, dass Ihre Rechnung diesen Rechner nicht verlässt: Eine amtliche Prüfung setzt voraus, dass die Datei an den prüfenden Dienst übertragen wird.
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Der Browser zeigt sie als Textwüste, weil sie für die Verarbeitung durch Programme gedacht ist und nicht fürs Auge. Ziehen Sie die Datei oben in das Feld, dann sehen Sie die Rechnung in gewohnter Form und können sie über den Druckdialog als PDF ablegen. Das Original bewahren Sie trotzdem auf: Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck.
Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF sieht aus wie ein gewöhnliches PDF, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als eingebettete XML-Datei mit sich. Dieses Werkzeug löst den Anhang heraus und zeigt, was darin steht. Das muss nicht dasselbe sein wie das, was auf dem sichtbaren Blatt steht — für die maschinelle Verarbeitung beim Empfänger zählt der Datenteil.
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die elektronische Rechnung seit 2025 der gesetzliche Regelfall. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 und, bei einem Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr bis 800.000 €, bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Empfang gibt es keine solche Übergangsfrist; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Ob sie im jeweiligen Fall genügt, hängt davon ab, wer an wen abgerechnet hat und welche Übergangsregelung greift. Die Pflichtangaben prüfen Sie im zweiten Reiter von Hand.
Nein. Das Werkzeug sieht nur, was in der Datei steht. Ob die Leistungsbeschreibung handelsüblich ist, ob die Rechnungsnummer beim Aussteller fortlaufend vergeben wurde und ob der angesetzte Steuersatz zutrifft, lässt sich daraus nicht ablesen.
Das Werkzeug meldet, welche Angaben es in der Rechnung gefunden hat und welche fehlen. Es entscheidet nicht, ob Sie die Vorsteuer abziehen dürfen, und trifft keine Aussage zu Ihrem Einzelfall. Fehlt eine Angabe, fordern Sie beim Aussteller eine berichtigte Rechnung an; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.