SolokontorWerkzeuge für Selbstständige

Beiträge · 6. Oktober 2026

Verpflegungspauschale 2026: 14 oder 28 Euro, und wann eine gestellte Mahlzeit kürzt

Wer beruflich unterwegs ist, kann für die Verpflegung keine tatsächlichen Kosten absetzen – weder als Angestellter noch als Selbstständiger. An ihre Stelle tritt eine feste Pauschale, unabhängig davon, was das Essen wirklich gekostet hat (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Für Selbstständige gilt das ebenso: Ihre Mehraufwendungen für Verpflegung sind nach Maßgabe des § 9 Absatz 4a abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG). In einem Punkt unterscheiden sich beide Gruppen aber: bei der gestellten Mahlzeit.

Zwei Beträge, je nach Abwesenheit

Für jeden Kalendertag einer beruflichen Reise im Inland kommt eine von zwei Pauschalen in Betracht (für das Ausland setzt das Bundesministerium der Finanzen länderweise eigene Beträge fest, § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG):

Beide Beträge sind Pauschalen: Wer weniger ausgibt, darf trotzdem den vollen Betrag ansetzen; wer mehr ausgibt, darf nicht mehr ansetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 1 und 2 EStG).

Angestellte: Die Kürzung rechnet vom vollen Tag

Stellt der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen, berechnet von der Pauschale für einen vollen Kalendertag (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland sind das 5,60 Euro für ein Frühstück und 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen, auch an einem Tag, an dem nur 14 Euro zustehen.

An einem 14-Euro-Tag mit gestelltem Frühstück und Mittagessen ergäben 14 minus 5,60 minus 11,20 einen negativen Betrag. Das schließt das Gesetz aus: Die Kürzung darf die Tagespauschale nicht übersteigen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG), es bleibt bei 0 Euro. Zahlt der Arbeitnehmer für die gestellte Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).

Selbstständige: keine Kürzung

Bei Selbstständigen gibt es keinen Arbeitgeber, der eine Mahlzeit stellt. Die Finanzverwaltung hält ausdrücklich fest, dass die Pauschalen nicht gekürzt werden, wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden oder wenn der Selbstständige auf der Reise Geschäftspartner bewirtet (BMF-Schreiben vom 23.12.2014, BStBl I 2015 S. 26, Rdnr. 12). Wer auf einer eintägigen Reise mehr als 8 Stunden unterwegs ist und vom Kunden zum Mittagessen eingeladen wird, setzt also die vollen 14 Euro an.

Was Sie unterwegs für Ihr eigenes Essen bezahlen, ist neben der Pauschale nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Satz 1 EStG, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG). Bewirten Sie dagegen Geschäftspartner, ist das eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass: Die angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen sind zu 70 Prozent abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG), und zwar auch der Teil, der auf Sie selbst entfällt (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR).

Für beide: die Dreimonatsfrist

Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale ganz, es sei denn, die Tätigkeit dort wird für mindestens vier Wochen unterbrochen – dann beginnt die Frist neu (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG).

Was Sie jetzt prüfen können

Bei einer mehrtägigen Reise wird die Rechnung schnell unübersichtlich, weil jeder Tag einzeln zu bewerten ist. Unser Werkzeug übernimmt das: Sie tragen Beginn und Ende ein und wählen, ob Sie selbstständig oder angestellt abrechnen. Es ermittelt die Pauschale je Tag, bei Angestellten mit der Kürzung für gestellte Mahlzeiten, und erstellt daraus eine druckfertige Abrechnung, die zugleich als Eigenbeleg dient. Es läuft im Browser, Ihre Angaben verlassen Ihren Rechner nicht.

Das passende Werkzeug: Reisekostenabrechnung 2026

Geschrieben von Rainer Tomaschek, der Solokontor baut. Die Regeln gelten unabhängig davon, mit welchem Programm Sie arbeiten; eine Steuerberatung im Einzelfall ist dieser Beitrag nicht.