Für Selbstständige und Kleinunternehmer: Fahrt mit dem Privat-Pkw, Verpflegungspauschalen für Inland und Ausland, Belege für Bahn, Hotel und Nebenkosten. Das Werkzeug rechnet nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 in Verbindung mit § 9 Abs. 4a EStG und erstellt eine druckfertige Abrechnung, die zugleich als Eigenbeleg für Pauschalen dient.
Reisekostenabrechnung
Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a EStG · Beleg-Nr.
Reisende Person, Betrieb
Anlass
Reiseziel
Pauschalen nach
Beginn
Ende
Zusammenfassung
Ort, Datum
Unterschrift
Rechtsgrundlagen und Hinweise
Fahrtkosten mit dem Privat-Pkw: 0,30 € je gefahrenem Kilometer als Nutzungseinlage, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 in Verbindung mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG und § 5 Abs. 2 BRKG; 0,20 € für andere motorbetriebene Fahrzeuge. Voraussetzung ist eine Aufzeichnung mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometern. Aus der Pauschale gibt es keine Vorsteuer. Alternativ können die tatsächlichen Kosten anteilig angesetzt werden, das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen und erfordert einen Nachweis der Gesamtkosten.
Verpflegungspauschalen im Inland: 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung, 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar. Die Pauschalen sind Betriebsausgaben ohne Vorsteuer.
Ausland: Pauschbeträge je Land und teilweise je Stadt nach dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (IV C 5 - S 2353/00094/007/012), gültig ab 1. Januar 2026. Bei eintägigen Reisen zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland, am Anreisetag der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird, am Abreisetag der letzte Tätigkeitsort. Nicht aufgeführte Länder erhalten den Satz für Luxemburg. Bei Reisen durch mehrere Länder rechnen Sie am besten je Abschnitt eine eigene Abrechnung.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: 20 % der vollen Tagespauschale für ein Frühstück, je 40 % für Mittag- und Abendessen, höchstens bis auf 0 €, § 9 Abs. 4a Satz 8 bis 10 EStG. Für Selbstständige gilt das sinngemäß, wenn ein Geschäftspartner oder Veranstalter die Mahlzeit unentgeltlich stellt (R 4.12 Abs. 2 EStR).
Dreimonatsfrist: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate, § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
Übernachtung: Selbstständige setzen nur die tatsächlichen Kosten laut Rechnung an. Die Übernachtungspauschale von 20 € im Inland und die Auslandspauschalen gelten nur für die steuerfreie Erstattung durch einen Arbeitgeber, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR. Ein Frühstück auf der Hotelrechnung gehört zur Verpflegung und ist nicht abziehbar.
Reisenebenkosten: Parken, Maut, Gepäck, Telefon und Ähnliches mit Beleg in tatsächlicher Höhe. Vorsteuer nur aus ordnungsgemäßen Rechnungen, § 15 Abs. 1 UStG; bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € genügt der ausgewiesene Steuersatz, § 33 UStDV.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG ziehen keine Vorsteuer; für sie ist der Bruttobetrag die Betriebsausgabe.
Dieses Werkzeug rechnet die gesetzlichen Pauschalen und Belegbeträge zusammen. Ob eine Reise betrieblich veranlasst ist und wie gemischte Reisen aufzuteilen sind, entscheidet sich im Einzelfall. Es ersetzt keine steuerliche Beratung.