Umstieg · Solokontor Buchhaltung 2026
Umstieg von Excel oder Google Sheets
Wer seine Einnahmen und Ausgaben bisher in einer Tabelle geführt hat, braucht keinen Export: Die Tabelle wird als CSV gespeichert und in Solokontor eingelesen. Das gilt für Excel, LibreOffice Calc, Numbers und Google Sheets.
Tabelle vorbereiten
Eine Überschriftenzeile, darunter je Zeile eine Buchung. Solokontor erkennt die Spalten an ihren Namen; diese Namen funktionieren ohne Nacharbeit:
| Spalte | Pflicht | Inhalt |
|---|---|---|
| Datum | ja | Tag der Zahlung, z. B. 05.03.2026 |
| Betrag | ja | Bruttobetrag; Ausgaben mit Minus oder mit eigener Spalte „Art“ |
| Art | nein | „Einnahme“ oder „Ausgabe“; fehlt die Spalte, entscheidet das Vorzeichen |
| Beschreibung | nein | Buchungstext |
| Kunde/Lieferant | nein | Gegenpartei; daraus lernt Solokontor die Kategorie für spätere Buchungen |
| Belegnummer | nein | Rechnungsnummer oder Ihre Belegnummer |
| Kategorie | nein | Ihre bisherige Bezeichnung (z. B. „Telefon“, „Miete“) oder ein SKR03-/SKR04-Konto (z. B. 4920); Solokontor ordnet die nächstliegende Kategorie zu, Sie prüfen in der Vorschau |
| USt | nein | 19, 7 oder 0 |
| Zahlungsweg | nein | Bank, Bar, PayPal, Kreditkarte, Privat |
Andere Spaltennamen sind kein Problem: Beim Import ordnen Sie die Spalten von Hand zu, und Solokontor merkt sich die Zuordnung für das nächste Mal.
Als CSV speichern
- Excel: Datei → Speichern unter → Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“. Nur das aktive Tabellenblatt wird gespeichert; Summenzeilen am Ende vorher löschen.
- Google Sheets: Datei → Herunterladen → Kommagetrennte Werte (.csv).
- LibreOffice Calc: Datei → Speichern unter → Text CSV, Zeichensatz UTF-8, Feldtrenner Semikolon.
Kunden und Artikel gehen genauso: eine Tabelle mit Spalten wie Kundennummer, Firma, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, USt-IdNr. bzw. Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Steuersatz.
So lesen Sie die Dateien in Solokontor ein
- Kunden und Artikel: Buchhaltung öffnen, Reiter Datei, Knopf „Daten aus anderem Programm…“. Auswählen, was die Datei enthält, die CSV-Datei wählen. Solokontor schlägt anhand der Überschriften vor, welche Spalte wohin gehört; Sie korrigieren, was nicht passt, und sehen die ersten Zeilen als Vorschau. Kunden, die es schon gibt (gleicher Name oder gleiche Kundennummer), werden übersprungen.
- Buchungen als DATEV-Stapel: Knopf Import in der Buchungsliste, die EXTF-Datei hineinziehen. Solokontor erkennt den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), übersetzt die Konten in Kategorien und zeigt jede Buchung zur Prüfung. Umbuchungen zwischen zwei Sachkonten werden übersprungen, weil kein Geld geflossen ist.
- Buchungen als CSV: Ebenfalls unter „Daten aus anderem Programm…“, Art „Buchungen“. Datum, Betrag und Buchungstext sind Pflicht; Kategorie, Steuersatz, Gegenpartei und Belegnummer werden übernommen, wenn die Datei sie hat. Danach prüfen Sie die Vorschläge in der Importtabelle wie bei einem Bank-Import.
- Prüfen: Übersicht und Anlage EÜR mit der Auswertung des alten Programms vergleichen. Abweichungen kommen fast immer von Buchungen, die dort keinem Geldkonto zugeordnet waren, oder von Kategorien, die Sie anders wählen würden.
Was nicht mitkommt, und warum das in Ordnung ist
- Alte Rechnungen als Dokumente. Sie bleiben im alten Programm oder als PDF in einem Ordner. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (§ 147 AO) gilt dort weiter; ein Umzug der Dokumente ändert daran nichts. In Solokontor führen Sie den Nummernkreis fort, am einfachsten mit einem neuen Präfix.
- Offene Rechnungen. Wenn der Kunde zahlt, buchen Sie den Geldeingang als Einnahme mit der alten Rechnungsnummer im Belegfeld. Für die Einnahmenüberschussrechnung zählt ohnehin der Tag der Zahlung (§ 11 EStG).
- Abgeschlossene Jahre. Die bleiben, wo sie sind. Solokontor beginnt mit dem laufenden Jahr; wer mitten im Jahr wechselt, holt die Buchungen seit dem 1. Januar als DATEV-Stapel oder Bank-CSV nach, dann ist die Anlage EÜR vollständig.
Bevor Sie das alte Programm kündigen
Exportieren Sie alles, was Sie später noch brauchen könnten: Kunden, Artikel, Buchungen als DATEV-Stapel, alle Rechnungen als PDF und die Belege. Prüfen Sie in Solokontor die Übersicht und die Anlage EÜR gegen die Auswertung des alten Programms. Erst wenn die Summen stimmen, kündigen. Der Testmodus mit 20 Buchungen reicht, um den Import auszuprobieren; die Vollversion schaltet dieselbe Datei frei.
Menüpfade in fremden Programmen ändern sich mit den Versionen. Wenn ein Pfad nicht mehr stimmt, hilft die Suche nach „Export“ in der Hilfe des jeweiligen Programms, und eine kurze Nachricht an support@solokontor.de, damit wir die Anleitung anpassen. Solokontor erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen (§ 2 StBerG); ob und wie Sie Konten und Kategorien zuordnen, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.